Télétransmission des Feuilles de soins électroniques : guide complet pour les sages-femmes en libéral

Plusieurs options :

• Lecture directe de la carte Vitale via le logiciel
• Consulter le service ADRi pour interroger les droits en ligne,

⚠️ Interroger ne met pas à jour la carte Vitale — ce sont deux actions distinctes.

• Utiliser l’historique des droits dans votre logiciel,
• Lecture de la e-carte Vitale.

Coter consiste à choisir le code acte adapté à la situation. Quelques conseils pour un remboursement juste :

✅ Associer une durée cohérente à chaque acte — garantissant à la fois un suivi optimal du patient et une rémunération équitable.

✅ Consulter, connaître et appliquer les nomenclatures conventionnelles :

NGAP (Nomenclature Générale des Actes Professionnels). Référentiel couvrant la plupart des compétences des sages-femmes (rééducation périnéale, préparation à la naissance et à la parentalité…), incluant leurs codes et coefficients associés (par exemple SF7,5).

CCAM (Classification Commune des Actes Médicaux). Elle s’applique surtout à des actes techniques spécifiques, comme les échographies, la gynécologie et les IVG.

✅ Optimiser son temps de consultation avec un logiciel adapté à sa pratique.

Et cas de doute, vos collègues sages-femmes, la CPAM, les syndicats et l’URPS de votre région sont des ressources précieuses.

La CPS agit comme le passeport de votre FSE : insérée dans le lecteur, elle signe le document et sécurise son voyage.

👉 Il existe différents types de FSE (SESAM-Vitale, dégradé, sans vitale) ; vous trouverez tous les détails dans notre article dédié.

⏱️ Création groupée de FSE et réutilisation de l’historique sont des automatismes qui font gagner du temps lorsqu’on émet plus d’une dizaine de FSE par jour.

Votre logiciel regroupe automatiquement les feuilles de soins selon des critères communs (caisse, régime…).

✉️ Comme si l’on rangeait toutes les feuilles destinées à la même caisse dans une même enveloppe.

Vos feuilles de soins prennent la route. Votre logiciel les dirige automatiquement vers le bon destinataire, un peu comme si vous les déposiez dans la boîte jaune 💛

Dans certaines situations (mode dégradé, actes sous prescription, accords préalables…), la CPAM peut exiger un justificatif pour traiter et rembourser l’acte.

Ils peuvent être transmis de manière numérisée via le SCOR (Système de COdage des Remboursements). Les documents arriveront immédiatement à la bonne caisse, associés à la FSE correspondante ✅

⏰ Vous disposez de 30 jours maximum après l’émission de la feuille de soins pour transmettre la pièce ; au-delà, elle devra être envoyée au format papier.

⏱️ Ajout automatique de PJ en SCOR, scan de documents via une application mobile : des fonctionnalités qui font gagner du temps, proposés par certains logiciels.

Ce n’est pas le prénom d’une collègue sage-femme, ni celui d’un nouveau robot 🤖

Il s’agit du retour électronique de l’Assurance Maladie qui indique le statut de vos FSE :

• Paiement effectué,
• Montant versé,
• Motif de rejet.

Il suit l’ARL (Accusé de Réception Logique), qui confirme que vos lots ont bien été reçus par la caisse et qui intervient dans les 48h après l’envoi (sans lien avec leur paiement).

Appelé aussi RSP (Rejet - Signalement - Paiement), il permet d’accéder à l’ensemble des informations concernant le règlement d’une facture électronique (date de paiement, numéro de lot & de facture, identification du patient, caisse complémentaire,…)

⏰ Délai habituel : deux jours à deux semaines, selon les caisses.

👉 Plus d’infos sur Ameli.fr

Traiter ces situations fait partie du métier — avec un peu d’attention, tout se régularise rapidement.

Les rejets 🙅‍♀️

Si cela arrive :

• Consulter le motif de rejet dans le logiciel ou reçu de la CPAM
• Recréer une FSE en corrigeant l’erreur
• La renvoyer via votre logiciel

Nous vous conseillons de conserver les preuves (captures, mails, numéros de dossier) — utiles en cas de litige.

En cas de rejet persistant vous pouvez joindre directement la CPAM via le portail, par mail ou par téléphone.

Les indus 💸

Un indu correspond à un paiement effectué à tort à un ou une sage-femme (doublon, cotation erronée,…). Il est :

• Signalé par courrier,
• Prélevé sur les paiements à venir,
• Contestable si l’erreur n’est pas fondée.

Il peut être immédiat ou détecté plusieurs années après lors de contrôles.

Avant de commencer, mieux vaut s’assurer que tout est prêt :

• Matériel fiable et compatible — Un petit test avant les vraies FSE permet de repérer les anomalies et de se familiariser avec le logiciel.

👉 Les factures tests doivent être supprimées afin d’éviter toute confusion avec les envois réels.

• Lecteur léger et transportable pour les visites à domicile, afin de faciliter le travail.

• CPE pour pré-saisie si un secrétariat prépare les FSE, votre CPS restant nécessaire pour finaliser l’envoi.

👉  1 sage-femme = 1 CPS. Comme les brosses à dents, ça ne se prête pas 🪥

Pour que tout fonctionne sans accrocs :

• Chaque jour : Émission des lots (idéalement en fin de journée) — un problème sur un lot bloque tout le paiement et donc une partie de votre salaire. Des envois planifiés assurent des remboursements plus réguliers pour vous et vos patients et patientes.
• Chaque semaine : Vérification Noémie — permet de suivre le traitement et le remboursement des actes.
• Chaque mois : Suivi comptable — Utiliser les outils proposés par le logiciel pour rapprocher paiements et comptabilité, et garder un œil sur chaque FSE jusqu’à sa validation finale. Se connecter à AmeliPro pour suivre les remboursements.

💡Une FSE peut être réalisée immédiatement après la consultation ou plus tard (jusqu’à plusieurs années après selon les caisses), en ajustant la date de l’acte.

🔍 Certains logiciels comme Maieuticapp repèrent les actes réalisés mais jamais facturés. Vous pouvez ainsi créer des FSE en mode dégradé pour récupérer ces actes différés et ainsi éviter les pertes de revenus.